云智囊《老孙说说》:电子文档的管理

众所周知,电子文档如今已经非常普及,其价值也随着数字化程度逐渐加深而迅速提升。

 
随着社交化和互联网化的发展,数据环境有了翻天覆地的变化,纸质文档数量锐减,电子文档数量呈爆发性增长。在数据经济环境下,如何对日趋复杂的电子工作文档进行管理,使其转化为有效的数据资产为业务赋能,成为企业需要面对的一个关键问题。
 
本期云智囊专栏《老孙说说》,为您带来《电子文档的管理》,欢迎大家收听、转发并留下您宝贵的意见建议。

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本期《老孙说说》主要内容有:

1.工作文档形式的变化

电子文档逐渐普及,数量与纸质文档不可同日而语,已逐步成为文档的主要形式。但是电子文档数量有多少,存储位置在哪里,是否有丢失现象……都成为企业需要考虑的重要问题。

2.电子文档权限管

以往,部分企业没有专门的文档管理岗位。在文档管理日益复杂和混乱的情况下,电子文档安全应该如何保障,如何最大化地利用,就成为文档管理的关键所在。

电子文档与传统纸质文档管理起来存在很大的差异性,数据形式、存储方式、管理细节都不一样。电子文档作为企业数据资产,安全性要得到保障,首先就要明确使用者的权限,使其在仅限范围内使用。

由于岗位不同,使用者的权限一般依据文档的保密程度分为上传、查看、下载、修改、删除等等。

3.电子文档权限管理的应用场景

计划管理
领导审核之前,对员工开放的权限可设置为上传、修改、删除,领导审核确认之后,可将员工权限改为查看,防止随意修改、删除。

员工离职
对即将离职的员工,可按照工作性质提前对其权限进行调整,防止重要信息流失,授权给新任员工,以便于新员工进行交接,减少重复工作,有效提升工作效率。
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