远程办公如何高效协作,同时确保数据安全?

“以前从没把内容协作当成工作效率提升的方法,没觉得它有多重要,但在疫情期间我和同事都真真切切地感受到内容协作所带来的便捷与高效。”一位公司职员如是说。

因为新冠肺炎疫情,很多人都对线上办公产生了与之相同的心理转变。根据艾媒数据显示,2020年2月起,在家远程办公的中国企业超过1800万家,远程办公人员规模超过3亿人,远程办公、内容协作兴起的速度超乎想象。

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团队间如何高效协作已经成为大家越来越关注的话题,远程办公能给我们在时间和空间上带来很多便利,但是也有很多人对它持怀疑态度。

比如,远程线上办公,文件共享是否能够更加高效?协作人员职责不同,应该如何分配权限?这些都成为线上协作办公中最令人关注的问题。

陕西工业云云文档,适用于多种线上办公场景,以上问题均能完美解决。

远程办公&文件共享难题

场景一 远程办公

很多人把工作文件都存在公司的电脑中,疫情发生后,远程办公就遇到了难题——要用的文件和资料很多,但首先得去办公室逐一下载到手机或其他移动设备上;需要分享时,再用微信发给同事/客户;

场景二 文件传输

常用的软件对文件格式、大小有一定限制,因此很多人选择用邮件分享大文件,但传输速度可能会很慢,大小1G的文件上传花了1小时,下载又花了1小时,好不容易下载完成,修改编辑再次分享,又要重复之前的传输过程;

场景三 文件存储

在办公室里,同事间分享文件时经常使用U盘、硬盘等,可是将文件上传至移动存储设备,再交给其他同事一个个下载,这并不高效,而且难免遇到有人误操作将文件修改或删除、又无法找回原文件的情况;

带着U盘去和客户研讨方案,结果不适配电脑,或者文件格式出错;

……

远程办公和文件共享的问题不止这些,相信各位在日常工作中也遇到过类似的问题,不仅仅是线上远程办公,甚至是近在咫尺的同事之间进行文档协作,要做到高效快捷也并非易事。

工业云云文档如何解决?

1.文档存储

不再受困于移动存储设备,无需下载客户端,点击网址,一键登录企业云文档,直接在网页上创建文档,实时保存至云端,只要有网络,随时随地都能查看工作文档。

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2.文档分享

企业内部员工共享文件时,可登录云文档账号,直接搜索文件名称即可查看和使用文件;

直接复制分享链接,点击即可查看和使用,这不仅适用于企业内部,也便于共享文件给客户。

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多人协作&历史文件恢复难题

场景一 项目管理

很多企业做项目时,项目文档只是要求成员完成某些工作,但是对于工作进度、工作反馈没有进行统一管理,这样容易导致项目管理低效,也不利于成员间协同合作;

场景二 文档编辑

工作中需要合作撰写文档、制作方案的情况很普遍,常见的方式是:每个成员先按照职责制作个人版,最终再由一人收集起来进行汇总;如果有修改意见,再要求相关责任人进行优化调整;

场景三 表单收集

复工之后,企业需要收集员工的健康信息、出行情况等内容,HR会制作一个表单发在工作群里,大家自行下载填写再逐一发回HR处进行汇总,这个步骤不仅非常繁琐低效,而且在提交人数与企业总人数不一致时,要找出未填写的员工也需要花一段时间。

以上三种工作场景都很常见,但是常用方法都很低效,有了工业云云文档,实现多人实时在线协作编辑,则会轻松不少。

工业云云文档如何解决?

1.多人协作

无论是项目管理、方案制作还是信息收集,都可以使用工业云云文档的协作功能,在线创建一个文档,共享给相关人员后共同编辑,这样不仅能提高工作效率,更能促进相关人员的及时反馈与沟通,提升工作效果。

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2.历史版本恢复

多人协作如果不小心误改甚至误删文件,怎么办?工业云云文档会保留所有文件的历史版本,可根据时间、操作人追溯相关责任人对同一文件进行的所有修改,以便在需要时将文件恢复至任意版本,包括误删文件,完美解决了文件丢失和版本混乱的问题。

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数据资产管理难题

场景一 内部资料分享

一位安全主管要向部门员工分享一份安全操作规程,但不允许修改、下载,更不允许随意分享或者删除,但是通过常用的软件分享却无法做到以上几点。

场景二 离职文件交接

员工即将离职,企业对于交接文件的处理方式各有不同,但是客户资料外泄、项目方案丢失的情况时有发生。这不仅导致新员工入职后需要重复进行相关工作,造成时间的浪费,对于某些无法恢复的内容,甚至会造成数据资产的流失,给企业造成不可挽回的损失。

数据经济时代,文档资料对于企业来说都是无形资产,如何确保数据安全是每个企业都要学习的课题。

工业云云文档如何解决?

陕西工业云云文档,总管理员可对所有文件、群组、成员统一授权,也可根据协作人员的职责开放不同权限,授权类型包括文件创建、上传、查看、下载、修改、删除等,这样就能做到只有责任人才能对文件进行相关操作,确保数据流转不丢失,完美确保数据安全。

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云文档协作平台逐渐走到台前为人熟知,这其中固然有疫情因素,疫情就像一副催化剂,推动了内容协作在企业中的部署与应用。但是,更深层次的原因其实在于各行各业数字化进程的加速,驱动人们思考数据经济时代下如何通过内容协作为业务赋能,以及如何安全地管理企业数据资产。

陕西工业云云文档,在多人协作方面很有优势,既能满足多种协作场景,又能通过权限设置提升文件的保密性和安全性,为企业的数据资产管理提供了一种新思路和可能性。

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除此以外,工业云云文档界面设计简洁明了,在操作逻辑方面,一定程度保留了本地办公软件的感觉,更容易上手,最重要的是,工业云云文档在满足个人以及小规模团队使用需求的同时,也满足企业级使用需求,是远程办公、协同办公的最佳之选。

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